業務デジタル化で成功する秘訣！見落としがちなポイントとは

あなたの組織では 業務のデジタル化進んでいますか？

業務プロセスをデジタル化するって、意外と難しいと感じていませんか？

当然、抵抗を受けますよね。

また、定着にも苦労します。

今回は「業務のデジタル化で成功するための進め方のコツ」を紹介します。

私自身は、２０年以上のBPR （ビジネスプロセス・リエンジニアリング）歴があります。

その実績に基づいています。

なぜ業務のデジタル化が必要なのか？

デジタル化の目的とメリット

業務のデジタル化の主な目的は、業務プロセスの効率化やコスト削減を実現することにあります。

具体的には、アナログ作業をデジタルツールで代替することにより作業時間を短縮し、生産性を向上させることが期待できます。

また、ペーパーレス化やハンコレス化により、物理的な書類管理の手間を省け、運営コストを削減することもできます。

在宅ワークでは必須になっていますよね。

さらに、昨今話題になっている災害などの非常時にも、業務を継続できるというBCP対策の観点から、デジタル化には大きなメリットがあります。

課題解決と業務効率化の重要性

現在、多くの企業が業務プロセスで抱える課題として、属人的な作業の多さや情報共有の非効率さが挙げられます。

暗黙知で成り立っている業務プロセスも多いですよね。

業務デジタル化を進めることで、これらの課題を解決し、業務改善につなげることができます。

たとえば、チャットツールの導入でリアルタイムの情報共有が可能になり、従業員間のコミュニケーション効率が向上します。

また、業務を可視化することで ムダな作業を削減し、本質的な業務に集中できる環境を整えることが可能になります。

このように、デジタル化は業務効率化の重要な基盤となります。

競争力を高めるデジタル化の役割

グローバル化や技術革新が進む現代において、他社との競争力を高めるためには業務のデジタル化は欠かせないですよね。

デジタル化を通じて迅速な意思決定が可能となり、市場の変化に柔軟に対応できるようになります。

また、デジタル技術を活用した新たな価値創出を進めることで、自社独自のサービスやビジネスモデルを構築し、競争優位性を確立することができます。

業務のデジタル化を積極的に推進することは、将来的な持続可能性を確保するうえでも 最も重要な戦略ではないでしょうか。

デジタル化を進めるための準備とステップ

現状分析と業務の棚卸し

業務デジタル化を進める際には、まず現状分析と業務の棚卸しを行うことが重要です。

現在の業務フローや課題点を明確にすることで、デジタル化の対象や優先順位を判断しやすくなります。

特に本質的・抜本的な業務改革を目的の中心に据え、効率的かつ効果的な業務のデジタル化を目指すことが成功のカギです。

また、ビジネスモデルまで検討することで、付加価値の高い業務プロセスにすることも可能です。

これにより、デジタイゼーション（アナログからデジタルへの移行）をスムーズに進める基盤が整います。

優先順位をつけるための基準

デジタル化を成功させるには、すべての業務を一度にデジタル化するのではなく、優先順位をつけて進めることがポイントです。

その基準としては、業務の負荷や重要度、デジタル化による効果（コスト削減や効率化）を重視すると良いです。

特に、基幹業務に注目することが重要です。

枝葉では効果が少なく、影響度も限定されますよね。

効果的なITツールの選定と導入

業務デジタル化を成功させるコツの一つとして、適切なITツールを選定し導入することが挙げられます。

ツール選びの際には、自社業務との相性や将来的な拡張性、操作性などを考慮する必要があります。

ツールの導入は、単にシステムを導入するだけでなく、どのように活用すれば目的を達成できるか具体的な運営方法を計画することが必須です。

社内での共通認識の形成と周知

業務デジタル化を進める際には、社内での共通認識と目的をしっかり共有することが成功の鍵となります。

デジタル化は、単にITシステムを導入するだけではなく、従業員の働き方や意識を変革する取り組みでもあります。

そのため、プロジェクトの目的やゴールを明確に伝え、全社員が同じ方向を目指せるようにする必要があります。

また、定期的な説明会やトレーニングを行い、現場の不安や抵抗を取り除く努力が重要です。

これにより、組織全体でデジタル化のコツを実践し スムーズな移行が可能となるとともに、次のデジタル化へのノウハウを溜まっていきます。

業務デジタル化の成功を阻む要因とは？

目的やゴールが不明確な場合のリスク

業務のデジタル化を進める際に、目的やゴールが不明確であると、プロジェクト全体が迷走する危険性があります。

ただシステムを導入するだけでは、効率の向上や業務改善にはつながりません。

具体的には、業務デジタル化の目的を「業務効率化」「コスト削減」「競争力の強化」などと明確にし、それに基づいて進めることが重要です。

ゴールを設定せずに進行すれば、せっかく投資したITツールが十分活用されずに終わる場合があります。

また、プロジェクトの進行も滞り、ツール導入以前に終わりになることもあります。

このようなリスクを回避するために、現状分析を行い、どの業務プロセスをどのように改善するか、その基準を事前に定めることが必要です。

また、新しい業務プロセスを事前に周知させることも重要です。

目的との関係を明確にし、従業員の意識を変えていく必要があります。

属人化と現場の抵抗への対処方法

業務が特定の個人に依存する「属人化」は、デジタル化を阻む大きな要因です。

デジタル化を導入する際、その変化に伴う作業方法の変更に対して現場が抵抗を示すことがあります。

このような場合、まずは業務の整理と可視化を行い、誰もがそのプロセスと問題点を理解できる状態を作ることが有効です。

さらに、部署や個人間でのコミュニケーションを強化することで、業務デジタル化の利点を広く共有し、共通認識を持たせることができます。

特に業務全体の中での個人の役割を明確にし、納得感のあるコミュニケーションを取ることにより、協力的な姿勢に変えることもできます。

このプロセスを通じて、現場の抵抗を最小限に抑え、属人化のリスクを軽減することができます。

システム過剰カスタマイズの弊害

業務デジタル化において、ITツールやシステムを自社の業務に完全に合わせようとして、過剰なカスタマイズを行うことは避けるべきです。

カスタマイズが過剰になると、システムが複雑化し メンテナンスや運用に時間とコストがかかるようになります。

また、アップデートや機能追加が制限され、長期的に見て業務効率化の妨げになる場合もあります。

プロジェクトメンバーがいなくなり、カスタマイズの目的などがわからなくなるケースもありますよね。

そのため、業務にシステムを無理に合わせるのではなく、標準機能を活用できるように業務プロセス自体を見直すことも必要です。

運用フェーズでの落とし穴と対策

デジタル化が計画通りに進んだとしても、運用フェーズでの管理が原因で効果が低減するリスクがあります。

特に多いのが、導入直後に操作方法や目的が現場に浸透せず、ツールが使われなくなるケースです。

これを防ぐためには、導入前に運用方法の周知、十分な社内トレーニングやサポート体制を整備することが重要です。

特に運用方法は、ツール導入の鍵です。

導入前に詳細まで設計し、周知徹底を図りましょう。

また、導入後も定期的に運用状況を見直し、課題や改善ポイントを明確にしタイムリーにツールの改善を図ることで、デジタル化の効果を最大化できます。

特にツール導入後２〜３年は、必ず課題が出てきます。

適切に改善をすることで、デジタル化への意欲も高まっていきます。

このように、導入後のアフターフォローを怠らないことが成功のコツとなります。

成功事例に学ぶ！業務デジタル化を効率的にするポイント

費用対効果を最大化した取り組み

業務のデジタル化を成功させるためには、費用対効果を意識した取り組みが重要です。

コストを抑えるだけでなく、具体的な成果を目指した計画が必要になります。

例えば、業務を細分化して現在のムダを可視化し、その中でデジタル化が最も効果を発揮する部分を優先して進めることで、投資効率を高めることができます。

一方で、戦略的な課題を優先して進めることで、将来的な投資効率を高めることもできますよね。

また、全て自社開発するのではなく、パッケージソフトの導入といった初期投資が少なく済む手段を活用することも効果的です。

ひと昔前とは異なり、手頃なパッケージソフト 結構ありますよね。

このように、優先順位を明確にしつつコストと成果のバランスを考えた取り組みが、費用対効果の最大化につながります。

チーム全体で取り組むデジタル化

業務デジタル化を成功させるためには、プロジェクトメンバーだけではなく組織全体での協力が欠かせません。

一部の担当者だけが取り組むのではなく、組織としての共通認識を形成し、全員が関与できる環境を整えることが重要です。

例えば、デジタル化の検討段階で意見を募り 現場の声を反映させることで、不安や抵抗を軽減し、スムーズにプロジェクトを進めることができます。

また、デジタル化によるメリットや必要性を全社的に周知し、社員一人ひとりの役割を明確にすることで、意識を高めていきます。

デジタル化の定着を図るメンテナンス

デジタル化を導入することがゴールではなく、運用を定着させながら改善を続けることが重要です。

一度システムを導入しても、業務の変化や技術の進歩に対応するため、定期的なメンテナンスやアップデートが必要です。

今どき５年も 業務プロセスが変わらないことはないですよね。

また、運用状況を評価し、新たな課題を発見して解決策を講じることで、業務デジタル化の効果を最大化していきましょう。

まとめ

今回は「業務のデジタル化で成功するための進め方のコツ」を紹介しました。

業務プロセスをデジタル化するって、簡単そうで意外と難しいのです。

当然抵抗もあります。

定着させないといけないプレッシャーもありますよね。

それでもグローバル化や技術革新が進む現代において、他社との競争力を高めるためには業務のデジタル化は欠かせないのです。

効果の最大化を目指して、業務デジタル化をしていきましょう。

さて、今回の記事の中で「運用方法は、ツール導入の鍵」ということを紹介しました。

以下の記事では「運用検討の進め方」について紹介していますので、こちらの記事も併せて読んでみてください。

投稿記事：円滑な導入のために！システム開発と並行して行う運用検討の進め方とは