論点を整理する！事前準備編：効率的な会議にする方法
ubstorys_admin論定を整理する。
パターンは３つあると思います。
- その場でアイデアから結論まで一気に決めるスルー会議で、ジャストタイムで論点を整理していく
- アイデア出し・絞り込み・結論などフェーズを区切って、フェーズ毎に論点を整理していく
- 主催者が事前に論点を絞り、会議などで決めていく
３番目のパターンが、ビジネスでもっとも多いシーンだと思います。
通常何かを決めるために開催される会議が 典型例ですよね。
日本の生産性が低いと言われる原因として、「会議が多い」と言われています。
確かに、私の会社時代も やたら会議がありました。
- これ何のための会議なの？
- 何が決まったの？
- 集まる必要あるんだっけ？
結構 経験しています。
今回は 私の経験から「論点を整理する：事前準備編」について、紹介したいと思います。
基本は、5W1H。費用対効果を考えよう
5W1H。
ビジネスの基本ですよね。
基本的には、5W1Hをすべて考え準備しましょう。
例えば、１０人が１時間参加する会議を開催したとします。
そうすると１０時間という工数がかかりますよね。
何も決まらなければ、１０時間のロス。
それを考えれば、事前準備に１０時間かけても良いのです。
重要な決定であれば、もっと工数をかけても良いですよね。
会議自体の費用対効果を、キチンと見積もりましょう。
そして、事前準備をします。
その上で、重要なポイントは 以下２つと考えています。
- 目的とテーマを解像度高く明確化する
- 決めるべき最低限のレベルを事前に決めておく
以下に、順番に紹介します。
目的とテーマを解像度高く明確にする
そもそも何のための会議なのか、明確にすることです。
- 何かを決めたいのか
- 単なる説明をするだけなのか
- 何かをやってもらいたいのか
- 意見を吸い上げたいのか
- 教えてもらいたいのか
そして、目的を考える時には 必ずテーマが前にきますよね。
上の例で言えば、○○について決定したい です。
ただ、これで終わっては 単なる会議開催です。
ここから さらに解像度を上げていくのです。
決定したいことであれば、複数あるのが普通ですよね。
例えば、やること了解・予算了解・日程了解を取る などです。
今回決定したいことは何なのか。
今回の目的と合わせて、はっきりとさせることです。
いわゆる論点の整理ですね。
ここがはっきりと決まれば、
- 誰を呼ぶのか（Who）
- いつやる必要があるのか（When）
は、自然と決まります。
決定したい内容によって、呼ぶ人も変わりますよね。
何を決めるのかわからなくって複数の担当者が会議に出るムダも 排除できます。
また、目的とテーマが明確になれば 自分自身が何を準備するのか はっきりしますよね。
ムダな資料を作成することは なくなります。
私の場合は、主宰会議で「決めることリスト」を 常に決めていました。
会議開催には、今回の会議のポイントとして記載。
ポイントを主に資料を準備。
当日は、ポイントを主に説明です。
決めるべき最低限のレベルを 事前に決めておく
決裁を取る場合は、はっきりと白黒がつきますよね。
でも、ほとんどの会議って いくつかの決定事項があると思います。
決定事項の中には、揉める内容もあると思います。
一方で、会議の時間決まっていますよね。
１番のムダは、何も決まらないことです。
そのために必要なことは「 決めるべき最低限のレベルを 事前に決めておく」ことです。
そして、当日その通りになるように進行します。
5W1HのHに当たる部分ですね。
私がよくやっていた方法を紹介します。
決定事項が５つとすると、大体下記のレベルになると思います。
- ２つぐらいは それほど異議なく終わりそう
- １つは、揉めそう
- ２つぐらいは、絶対今日でなくても良い
こういう場合であれば、異議なく終わりそうな案件を先に決定します。
１時間の会議であれば、冒頭説明含めて 最初の２０分ぐらいを使うイメージです。
そして、「いよいよ今日の本題」と言って、揉めそうな案件に入ります。
そうすると、やはり異議いっぱい出てきますよね。
すべての参加者の意見は、聞きます。
でも、聞いているだけでは 決まらないですよね。
よく聞いてみてください。
必ず 最低限のレベルに近い発言をする人がいます。
それを突破口にするのです。
仲間が増えると、流れは変わっていきます。
ほとんどのケースで、「最低限のレベル」は クリヤーしています。
参考にしてみてください。
まとめ
論点を整理する。
３つパターンがあると思います。
今回は、一番多いパターンである「主催者が事前に論点を絞り、会議などで決めていく」を取り上げました。
私の経験から、「論点を整理する：事前準備編」として 紹介しています。
先ずは、事前準備の基本的な考え方として 以下について紹介しました。
- 基本は、5W1H。費用対効果を考えよう
そして、その上で 以下２つを紹介しました。
- 目的とテーマを 解像度高く明確化する
- 決めるべき最低限のレベルを事前に決めておく
日本ってムダな会議が多いって 指摘されていますよね。
私も、結構経験しています。
事前準備で論点を整理すること
主催者・参加者ともがハッピーになる、大切なことだと思いませんか。
