業務改善の秘訣とは？誰でも成功するアイデア１０選

（2025/3/1　更新しました）

あなたの組織では、業務改善が定着していますか？

ビジネスって、日々の業務の積み重ねですよね。

業務改善が常に起こっている組織、やはり強いと思いませんか？

私自身は、業務改善で有名な企業に勤めていました。

なので、業務改善は 食事や風呂と同じく日常の一コマです。

業務改善って、誰にでも簡単に始めることができます。

今回は、「業務改善に必要なステップ・加速させるためのアイデア」について紹介します。

業務改善とは？その重要性を理解する

業務改善とは、現在の業務プロセスを見直し ムダや非効率を排除して効率化を図る取り組みです。

業務改善を行うことで、作業のスムーズさや従業員のモチベーション向上、さらには利益の増加といったさまざまな効果が期待できます。

また、業務改善の重要性は、現代の変化が激しいビジネス環境において 特に増していますよね。

市場の変化や競争環境の厳しさに対応するためには、創意工夫を凝らした改善が欠かせません。

業務改革を行うことで企業全体の成長を促進し、持続可能な文化を確立することができます。

効率化と生産性向上の違いと関連性

効率化と生産性向上は似たような概念に思われますが、実はフォーカスするポイントが異なります。

効率化は主に「ムダをなくし、業務をよりスムーズに進めること」に重点を置いています。

一方で、生産性向上は「より少ないリソースで高い成果を出すこと」を目的としています。

そのため、この2つは表裏一体の関係にあります。

効率化によってムダを省くことで基盤を整え、生産性向上の実現につながります。

特に、今は人手不足が問題になっていますよね。

生産性向上までつなげることが大切です。

業務改善を始めるためのステップ

ステップ1：現状の業務プロセスを可視化

業務改善を進めるには、まず現状の業務プロセスを可視化することがスタート地点となります。

全ての業務を見える化し それぞれのタスクやフローの流れをしっかりと把握することで、改善が必要な部分を特定しやすくなります。

このプロセスで重要なのは、実際にどのような手順で作業が進められているのかを具体的にあぶり出し、どの部分にムリ・ムダ・ムラが存在するかを明らかにすることです。

創意工夫を凝らしながら 業務の全体像をしっかりと捉えることが成功への第一歩です。

例えば、チームやグループで可視化するだけでも 以下の意見は普通に出てきます。

「こんなことやっているんだ」

「すごいね、私もやってみよう」

逆に、

「同じことやっているよ」

「私も同じ情報もらっているよ」

私の経験上でいえば、業務プロセスの可視化だけで２割以上は効率化できます。

ステップ2：課題の抽出と分析方法

現状を可視化した後は、課題の抽出とその原因分析を行います。

この段階では、業務フローの中で手間がかかりすぎている箇所や重複している作業、または非効率なプロセスに着目します。

そして、現場での課題感を共有することにより 具体的な改善点が見つかります。

次に、抽出した課題に対して「なぜそれが問題なのか」を深掘りしていきます。

例えば、データ入力ミスが多い場合、その原因は「手作業」なのか「情報共有不足」なのかといった要素を分析します。

的確な課題把握は、以降の改善策をスムーズに進めるための鍵です。

なぜなぜを ５回は行いましょう。

やがて、習慣化されていきます。

ステップ3：改善策の選定と実行プラン作成

課題が明確になったら、それに対する改善策を選定し 実行プランを作成します。

改善策の基本的は、「取り除く」「減らす」「増やす」「付け加える」になります。

実行プランの作成では、複数の改善案を比較しコストや効果のバランスを考慮することが重要です。

例えば、手作業で行っている作業をデジタルツールに置き換えることで効率化を図る方法や、業務そのものを見直し不要なタスクを削減するなどが挙げられます。

また、具体的な実行手順とスケジュールを明確に定め、改善活動に必要なリソースを確保します。

さらに、業務改革を成功させる方法の一つとして、実務者と一緒に行うことで 実行プランへのモチベーションを高めつつ進めることができます。

ステップ4：具体的な改善アクションの実践

最後のステップは、実際に改善策を現場で実践することです。

ここでは、計画段階で決定したアクションを着実に進める必要があります。

例えば、業務のデジタル化を行う場合、関連するツールの導入やスタッフへのトレーニングを段階的に進めます。

この際、現場でのフィードバックを受けながら 柔軟に調整を行うことがポイントです。

タイムリーに修正を行いながら、最終的な定着を目指します。

このプロセスを通じて得られたデータや成功体験が次の業務改善ステップにも活用され 継続的なPDCAサイクルを構築することで、改善の効果を最大化できます。

業務改善を加速させるアイデア集

属人化を防ぐ：業務マニュアル化の効果

業務が特定の人に依存してしまう属人化は、企業全体のパフォーマンスを低下させる要因となることがあります。

この問題を防ぐためには、業務標準（マニュアル）を作成することが効果的です。

業務の標準化により 誰でも同じ作業を一定の品質で実行できるようになるため、業務のクオリティが均一化されます。

また、突然の人員異動や退職があってもスムーズに引き継ぎが行え、業務の停滞を最小限に抑えられます。

業務マニュアルは 単に手順を記載するだけでなく、作業の背景や目的を記載することで、業務への理解を深めるとともに、次の業務改善の創意工夫のヒントをチームで共有する土台にもなります。

ツール活用によるデジタルトランスフォーメーション

デジタル技術を活用することで業務効率化を進めるデジタルトランスフォーメーション（DX）は、現代の企業にとって業務改善を加速させる鍵となります。

例えば、タスク管理ツールやRPA（ロボティックプロセスオートメーション）の導入は手作業を削減し、作業速度を大幅に向上させる効果があります。

特に、RPAは ２４時間働いてくれます。

また、クラウドサービスを活用すれば、ファイル共有や共同作業がより効率的に行えます。

これにより、社員同士のコミュニケーションが円滑になるだけでなく、業務全体の効率性が向上します。

在宅勤務でも有効ですよね。

ただし、定着させる方法として、ツール導入後には使い方の研修やフォロー体制を整備することが重要です。

特に、運用規定を事前に準備して遵守することによって 初期の混乱を避けることができます。

アウトソーシング：外部資源の有効活用

全ての業務を内製化することに固執せず、外部の専門業者やフリーランスに一部業務を委託するアウトソーシングは、業務改善の有効な手段です。

例えば、定型的で煩雑な事務作業をアウトソーシングすることで、自社のリソースをより戦略的な業務に集中させることができます。

また、外部のノウハウを活用することで、自社では気づきにくい業務効率化のポイントを発見することも可能です。

ただし、アウトソーシングを進める際には、業務内容を明確にし、期待される成果や期間をしっかりと管理することが重要です。

業務改善を定着させ、効果を伸ばすコツ

改善結果をチームで共有し徹底する方法

業務改善を成功させるためには、改善した結果やその効果をチーム全体で共有し、徹底していくことが必要です。

改善の成果を可視化することで、全員がその重要性を理解し 共通の意識を持つことができます。

一つの方法として、定期的なミーティングを開催し、成果や課題を話し合う場を設けるのがおすすめです。

さらに、改善点を共有する際には、データや具体的な数値を示すことで説得力を高められます。

全員が同じ方向を向くことで、創意工夫が生まれ、業務改革が確かなものとなります。

改善の成功体験を組織文化に組み込む

改善を定着化させるには、個々の成功体験を組織全体の文化として根付かせることが鍵です。

例えば、成功事例を社内発表や社内のニュースレターなどで共有することで、他の部門にも積極的に取り組むきっかけを提供できます。

また、成功を収めた個人やチームを表彰する仕組みを作ると、モチベーションの向上にもつながります。

このように「改善を当たり前に行う文化」を醸成することで、業務改善が単発のプロジェクトではなく、継続的な取り組みとなります。

PDCAサイクルで継続的な改善を図る

業務改善は一度で完結させるものではありません。

改善を定着させるには、PDCAサイクルを活用して、計画（Plan）・実行（Do）・検証（Check）・改善（Act）を繰り返すことが重要です。

このサイクルを回すことで、業務効率化の効果が持続的に向上するとともに、新たな課題にも対応可能になります。

また、PDCAを効果的に機能させるためには、定期的にレビューを行い、進捗状況や結果を分析することがポイントです。

この継続的な取り組みにより、業務改善を組織全体にしっかりと定着させ、さらなる業務改革へとつなげることができます。

まとめ

ビジネスって、日々の業務の積み重ねですよね。

業務改善が常に起こっている組織、やはり強いです。

今回は、「業務改善に必要なステップ・加速させるためのアイデア」について紹介しました。

業務改善って、誰にでも簡単に始めることができます。

人って、創意工夫する生き物です。

業務改善を浸透させましょう！

さて、今回「加速させるためのアイデア」として「業務の標準化」が大切であることを紹介しました。

以下の記事では「業務標準書の作成方法」について紹介していますので、こちらの記事もぜひ併せて読んでみてください。

投稿記事：効率化のベースライン！業務標準のわかりやすい作成方法