２割の効率化を実現！ 個人の創意工夫をつなぎ業務改革を起こす方法
ubstorys_adminオペレーション（業務）の効率は、ビジネスコストに直結します。
オペレーションの効率化には、創意工夫する個人が必要です。
そして、創意工夫する個人をつなげ 業務改革のうねりを創ることです。
１度だけではなく サイクルを繰り返すことによって、やがて企業の文化・風土になっていきます。
日々のビジネスは、オペレーション（業務）で成り立っています。
オペレーションによって、ものは生産され お客様に届きます。
新しいビジネスモデルも、オペレーションの工夫のひとつです。
サブスク、所有からシェアですが、結局は オペレーション方法が異なるだけです。
また、オペレーションひとつで ビジネスに多大な影響を及ぼします。
品質管理欠陥で、危機に陥っている企業もあります。
日々のオペレーションとても重要です。
経営企画・マーケティングも 確かに大事ですが、オペレーションは ビジネスの最前線です。
一方で、オペレーションは コストにつながります。
オペレーションが提供する価値によっては、コストと言わないでは？と思われるかもしれません。
例えば、お客様の期待を超えるサービスを提供する場合などです。
それでも 新たに人を雇わない限り、品質維持は難しいですよね。
やはり、業務の効率化は必要です。
さて、業務の効率化方法は 一杯あります。
書籍も一杯出ていますよね。
今回は、まず最初に実施できること「個人の創意工夫をつなげ、業務改革を起こす方法」について紹介したいと思います。
日々の業務で 個人の創意工夫は生まれる
個人の創意工夫について 考えてみましょう。
配属された個人、どうやって業務を進めるでしょうか？
一度配属されると、担当業務を繰り返し行うことになります。
業務の繰り返しの中で、以下のステップで経験を積んでいませんか？
１回目：
当然ですが 初めてであり、教えてもらいながら 進めます。
それでも、どうしてこんな進め方なのか 疑問感じると思います。
疑問は、調べますよね。
２回目：
オペレーションは、ひと通り理解しています。
１回目に感じた疑問を織り込み、改善して進めると思います。
この時点から、創意工夫が始まります。
３回目：
検証した創意工夫オペレーションで、業務の効率化は かなりできています。
次は、オペレーションの価値向上に目覚めると思います。
要は、アウトプットの価値を向上させることです。
そして、これ以降は 更に価値向上を繰り返すと思います。
また、抜本的に改革する必要性も感じ始めているのではないでしょうか？
３回目となると、担当業務としては かなりベテランの領域です。
周りとの関係も見えてきます。
人は、工夫する生き物です。
意識しないでも、多くの個人が 自然にやっていると思います。
やがて、創意工夫が その人の知識・ノウハウになっていきます。
なので、組織には、こうした個人の創意工夫が 本当に一杯あるのです。
個人の創意工夫をつなぎ業務改革を起こす
組織は、ある目的のために存在します。
その目的のために、担当業務に分かれています。
逆に見れば、組織は、個人のオペレーションの集合体です。
ただ、残念なことに、多くの場合 個々人の創意工夫は 見えていません。
個人の暗黙知になった知識・ノウハウ 一杯存在します。
例えば、チームやグループで業務の話をした際に、
「こんなことやっているんだ」
「すごいね、私もやってみよう」
こういうケース、結構ありませんか？
逆に、
「同じことやっているよ」
「私も同じ情報もらっているよ」
こういうケースもあると思います。
チームやグループの小さな単位でも、こんな状況なのです。
組織、個々のオペレーションの集合です。
個々の創意工夫で効率的になっても 全体としては非効率になっている場合、実は結構あるのです。
私の経験上でいえば、ここだけで２割以上は効率化できます。
ならば、組織レベルでの創意工夫 実施すべきですよね。
できれば、業務改革にまで発展させることです。
組織の場合は、意識して動く必要があります。
実際に実施する場合の手順を 以下に示したいと思います。
- 組織として実施する範囲を決め 宣言する
- 個々人の業務を見える化する
- 対策を考え 実行する
- 業務の標準化をする
また、このサイクルは 何度も継続して廻します。
これも、常に組織として意識することが 必要です。
以下に手順の概要を説明します。
組織として実施する範囲を決め 宣言する
いきなり組織内の全業務を実施することは、混乱を招くだけです。
また、実現には 多くの時間・コストがかかります。
ある程度の規模・業務範囲で行うことです。
例えば、国内業務と海外業務があるとすれば、先ずは国内を実施するとかです。
重複業務はあると思います。
重複業務は、国内に含めるか、それとも最後に手を付けるか、規模に応じて判断すべきです。
国内部分だけを実施するという選択肢もあります。
そして、範囲を決めたら、トップマネジメントから宣言することです。
新たな業務の発生は、工数増加につながります。
決意表明は 必須です。
優先度付けすることです。
個々人の業務を見える化する
個々人の暗黙知も含めて創意工夫した業務を 見える化します。
個々の業務という点を 組織という線にします。
見える化手法は、基本的に業務フロー図です。
作成方法については、以前の投稿を参照ください。
（下に 投稿記事記載します）
対策を考え実行する
個々の業務である点を組織という線にすれば、問題点は一杯見えてきます。
対策案を考えましょう。
考え方の基本は、以前の投稿を参照ください。
（下に 投稿記事記載します）
基本的には、取り除くこと・減らすこと・増やすこと・付け加えることを考えることになります。
業務の標準化をする
せっかくあぶり出した知識・ノウハウです。
また、標準化は 次の業務改革のベースラインです。
標準化により見える範囲が広くなれば、個々人の創意工夫のアイデアも さらに拡がります。
最後には、標準化し 次に備えましょう。
まとめ
日々のビジネスは、オペレーション（業務）で成り立っています。
オペレーションを効率化は、ビジネスコストに直結します。
オペレーションの効率化には、創意工夫する個人が必要です。
そして、創意工夫する個人をつなげ 業務改革のうねりを創ることです。
今回は、まず最初に実施できること「個人の創意工夫をつなげ、業務改革を起こす方法」について紹介ました。
日々の業務で 個人の創意工夫は生まれる
元々、人は 工夫する生き物です。
創意工夫、意識しないでも、多くの場合、自然にやっています。
そして、創意工夫が その人の経験・ノウハウになっていきます。
組織には、個人の創意工夫が 本当に一杯あるのです。
個人の創意工夫をつなげ業務改革を起こす
組織、個々のオペレーションの集合です。
個々は効率的になっても、全体としては非効率になっているケース 本当に多いです。
組織の場合は、意識して動く必要があります。
サイクルを回しましょう。
創意工夫で業務改革を起こすサイクル
- 組織として実施する範囲を決め 宣言する
- 個々人の業務を見える化する
- 対策を考え、実行する
- 業務の標準化をする
そして、このサイクルは、何度も継続して廻します。
継続は力なり、徐々に文化・風土になっていくと思います。
それと業務改革に終わりはありません。
参考投稿記事：見える化の基本は業務フロー図！ビジネスシーンで活用できる書き方のコツ
参考投稿記事：自己変革する組織への４つのステップ
