会議が質が変わる！ホワイトボードの効果的な使い方

（2025/4/5 更新しました）

意見だけが飛び交うムダな会議をやっていませんか？

ホワイトボードは、ヒアリング・議論・説明する際に 最も活躍するツールです。

リアルタイムで利用ができ、共に進める空間・場を設定できます。

今回は「会議でホワイトボードの価値を最大化する活用方法」について紹介します。

私自身は、２５年以上のプロジェクトリーダーを経験しており、プロジェクトで最も利用しているのはホワイトボードです。

その経験に基づいています。

ホワイトボードが会議で果たす役割

視覚化による情報共有の重要性

会議においてホワイトボードは、議論内容を視覚化するための重要なツールです。

視覚化を通じて、参加者全員が情報を一目で理解でき、情報の共有や意思疎通が効果的に進みますよね。

特に複雑な議題の場合でも、ホワイトボードに図表や箇条書きで整理・記録を残すことで、論点が整理され議論が効率的に進みます。

視覚的な要素が加わることで、常に議論内容の認識が共有され、会議の生産性を大幅に向上することができます。

参加者間の一体感を生むツール

ホワイトボードは単なる記録用ツールではなく、参加者同士の一体感を生み出す役割も果たします。

ホワイトボードは、リアルタイムで使用しますよね。

会議そのものを共に進める空間・場を創ることができます。

また、議論の中で 各意見がホワイトボードに順次記入されることで、参加者は自分の意見が反映されていることを視覚的に確認でき、会議への貢献意識が高まります。

さらに、会議ではホワイトボードに対して、皆が同じ方向を向きますよね。

それによって、一体感が生まれ、チームとしての協調性も育まれます。

このように、ホワイトボードは会議を活性化し参加意識を向上させる効果的なツールになります。

ホワイトボードの利便性とその特徴

ホワイトボードはその利便性から、さまざまな形で会議に貢献します。

例えば、

• 説明をする
• 問題点を挙げる
• 論点を整理する
• 体系化する
• アイデアを挙げていく

さまざまな活用方法があります。

例えば説明の場合、話しながら順番に書いていくことができます。

一度に全てを見せられるよりも、格段に理解しやすくなりますよね。

また、発言やアイデアを即時に書き込むことができるため、タイムリーな情報共有が可能です。

さらに、記入した内容を容易に消すことができ、訂正や追加が柔軟に行える点も重要な特徴ですよね。

少人数であれば、お互いが書き込むことによって、相互理解が進み 新たなアイデアが出てくることもあります。

これら以外にも、マーカーの色分けを活用すれば、重要な情報を強調することができ、視認性を高めることもできます。

これらの特徴のおかげで、ホワイトボードは会議における情報整理や意思決定を効率的にサポートする重要なツールとなっているのです。

私が実施しているプロジェクトでは、メンバーとの議論では ほとんどホワイトボードを使って行っています。

リアルタイムで議論ができ、お互いの意思疎通がスムーズになります。

会議中にホワイトボードを効果的に使う方法

図解や色分けで視認性を高める

ホワイトボードは情報を視覚的に共有できる便利なツールですが、視認性を高めるための工夫が重要です。

例えば、また、図や矢印などの図解を加えることで、参加者全員の理解度を深めることができますよね。

また、色分けを活用することで、情報の種類や重要度を一目で区別しやすくなります。

議論のポイントや結論部分には赤色、途中の意見などには青色といったように、マーカーの色を使い分けることで視覚的な整理が可能になります。

ホワイトボードを効果的に活用するためには、簡潔で分かりやすい体系・構造を意識することが大切です。

発言を即時視覚化して共有する

会議中に出た発言をその場でホワイトボードに書き出すことで、参加者全員が同じ情報を共有できるようになります。

この即時性は、意見交換をスムーズに進めるのに役立ちます。

例えば、アイデアが出たらそのまま書き出せば、それを元に さらにアイデアが出るようになります。

そして、アイデアが練り上げる過程を視覚化していきます。

こうすることで会議の流れが明確になり、全員の参加意識が高まります。

特に、論点を整理する場合やアイデア出しなどのブレーンストーミングの場合に有効ですね。

重要な決定事項は明確に記載する

ホワイトボードを使う際には、重要な決定事項を記載する場所をあらかじめ準備しておくことが効果的です。

この場所を設けることで、会議で何が決まったのかを参加者全員が確認ができ、後からのトラブルを避けることができます。

例えば、ホワイトボードの右端や下部に「決定事項」や「やることリスト」としての場所を確保しておくと、会議終了時に簡単に振り返ることができますよね。

この工夫は、会議後の議事録作成やその後のタスクの管理にも大いに役立ちます。

ホワイトボード活用の効果を最大化するために

会議後の内容整理と共有方法

ホワイトボードを使った会議の効果を最大化するには、終了後の内容整理と共有は重要です。

ホワイトボードはその場で書けるメリットがありますが、簡単に消せるというデメリットもあります。

特に、複数のチームが同一の会議スペースを共有する場合、書き残した内容が消されるリスクがあります。

そのため、会議終了後にはホワイトボードの内容を整理し、メールやオンライン共有ツールを活用して参加者全員に共有しましょう。

事後フォローを徹底することで、会議の成果を担保することができます。

記録や写真撮影で保存性を高める

会議終了のタイミングで、ホワイトボードに記載された内容をスマートフォンやカメラで撮影することは、簡単かつ効果的な保存方法です。

また、撮影した画像をサーバなどにアップロードすれば、後日必要な場面で迅速に利用することができますよね。

議事録代わりにすることも可能です。

さらに、電子ホワイトボードを使用する場合であれば、デジタルデータが保存されるため、保存性が一段と高まります。

私のプロジェクトでは、カメラで撮影することを実施していました。

議事録としても利用していたので、ホワイトボードで完結していましたね。

次回会議へのフィードバック活用

ホワイトボードに記された内容を基に、次回の会議へ適切にフィードバックを行うことも重要です。

例えば、前回話し合った課題の進捗状況や決定事項などをチェックする際、ホワイトボードに記録された情報が役立ちます。

これにより、前回の内容を踏まえて次回の会議を進めることができ、連続性ある議論が可能になります。

プロジェクトルームを使用している場合には、有効な方法です。

まとめ

今回は「会議でホワイトボードの価値を最大化する活用方法」について紹介しました。

ホワイトボードは、ヒアリング・議論・説明する際に 最も活躍するツールです。

リアルタイムで利用ができる上に、共に進める空間・場を設定することができます。

使い方一つで会議の質を向上することが可能なのです。

有効に活用して、効果的な会議にしましょう。

さて、今回の記事では「ホワイトボードの活用方法」について紹介しましたが、実際の「書き方」も重要ですよね。

以下の記事では「ホワイトボードの書き方のコツ」について紹介していますので、ぜひこちらも併せて読んでみてください。

投稿記事：３分割法で伝える力を磨く！ホワイトボードの書き方のコツ