見える化の必須アイテム！ホワイトボードの価値を最大化するポイントとは
ubstorys_admin（2022/3/26 更新しました）
ホワイトボードは、ヒアリング・議論・説明する際に 最も活躍するアイテムです。
見える化手法（方法）では、絶対に必須です。
また、リアルタイムで利用するものです。
共に進める空間・場を創ることができます。
会話だけの打ち合わせをやって、時間のムダしていませんか？
ホワイトボードで見える化すれば、すぐに論点が わかります。
その場で解決できる機会も、増えます。
最近、ホワイトボードを置いていない会議室、よく目にするようになりました。
デジタル化の影響でしょうか。
とても嘆かわしく思っています。
私の場合、実際に使用するアイテムの９０％は ホワイトボードです。
今も 私のオフィスには、目の前にホワイトボード置いてあります。
今回は、ホワイトボードで実施できること・ホワイトボードの価値を最大化するポイントについて 紹介したいと思います。
ホワイトボードで実施できること
見える化は、皆で共有するために実施することです。
ホワイトボードは、見える化手法の全てを網羅します。
例えば、
- 業務フローを描く
- 問題点を挙げる。なぜなぜを繰り返す
- 論点を整理する
- キーワードを体系化する。アイデアを挙げていく
ホワイトボードひとつで、全てが可能です。
特に効果を発揮するのは、以下２つになります。
先ずは、リアルタイムで議論する時です。
その場で議論しながら書いていく。
共に進める空間・場を創ることができます。
そして最終的には、体系的・構造的に理解していくことに 役立ちます。
パワポに代表されるプレゼン資料は、あくまでプレゼン用です。
その場で 深い議論ができるものではありません。
ただ単に意見を交わすだけで 終わってしまいます。
もうひとつは、自分の頭の中を整理する時です。
頭の中にあるキーワードを ホワイトボードに書いていきます。
キーワードをくっつけたり、線で結んだりします。
ある時、閃いたように くっきりとものごとが分かることがあります。
私の在職中は、空いている会議室 よくひとりで使っていました。
ホワイトボードに書きながら自問自答。
遠くから眺めたり、書き直したり。
アイデアが閃くのも、こうした瞬間だったこともあります。
ホワイトボードの価値を最大化する活用のポイント
ホワイトボードを使うメリットを、以下３つ挙げます。
- 順番に書ける
- その場で、追加・削除ができる
- その場で、次から次へと書ける
当たり前だと思うのかもしれませんが、３つのメリットをフル活用することが重要なポイントです。
順番に書ける
ヒアリングの場合は 聞いた順番で、議論・説明する際には 話す順番で、書き始めることができます。
パワーポイントの資料などをモニターで見たことがあると思いますが、全部を一気に見せられると理解するのに時間かかりますよね。
最近やたら凝った資料が多いので、なおさらです。
順番に書いていけば、共に進めている感覚ありますよね。
同時に、空間・場を創っています。
ここが 重要なポイントです。
論点を整理しながら、書いていきます。
最初は、言葉の羅列かもしれません。
そして、議論します。
やがて つながりが わかってきます。
点から線になっていきます。
また、アイデア出しにも とても有効です。
アイデア出しには、双方向での会話が重要です。
でも会話だけでは、忘れてしまいますよね。
出てきたアイデアを書く。
また、そこからアイデアが出る。
循環を生み出すことができます。
少し論点が違うアイデアも書き留めておくこともできます。
後から、再考もできますよね。
ちなみに、少し論点が違うアイデア ぜひ書き留めておくべきです。
アイデアの飛躍、こういうところから 意外と出るものです。
その場で、追加・削除ができる
多くの場合、順番に書いている際に 誤り・矛盾・疑問点が出てきます。
既に 共に進める空間・場になっていますので、出てくるのは 当然です。
すぐに、その場で修正できます。
追加、削除、書く位置の変更 容易にできます。
ここが 重要なポイントです。
書き直し、徐々に論点が整理されていきます。
そして、徐々に体系的・構造的に捉えるようになっていきます。
対策も見えてくるかもしれません。
新しいアイデアも 出てくるかもしれません。
その場・その時間で、一気に 皆で共有することができるのです。
その場で、次から次へと書ける
私がプロジェクトを行う場合、２面のホワイトボードを準備していただいています。
２面あれば、２〜３時間の打ち合わせに対応できます。
もし、足りなくなっても、消して書けば 次から次へと使えます。
今は 電子ホワイトボードがありますし、なければ 写真撮れば 十分です。
大切な時間です。
どんどん進めることができるのは、大きな武器になります。
そして、出来上がったものは その時点での完成品を目指すべきです。
完成品というのは、区切りをつけるまでという意味です。
せっかく集まって実施しています。
そして、２度と同じ空間・場は 創れません。
ここが 重要なポイントです。
少なくても、その時点でできることは 完成させるように時間配分することです。
まとめ
ホワイトボードは、ヒアリング・議論・説明する際に 最も活躍するアイテムです。
見える化手法では、絶対に必須です。
今回は、ホワイトボードで実施できること・ホワイトボードの価値を最大化するポイントについて 紹介しました。
ホワイトボードで実施できること
業務フローを描く、問題点を挙げる、なぜなぜを繰り返す、キーワードを体系化する、アイデアを挙げていく、見える化手法のほぼ全てに 利用することができます。
特に効果を発揮するのは、以下２つです。
- リアルタイムで議論する時
- 自分の頭の中を整理する時
ホワイトボードの価値を最大化する活用のポイント
ホワイトボードの３つのメリットから フル活用するポイントについて紹介しました。
- 順番に書ける：空間・場を創っている。そして、点から線へ理解を深める・循環を生み出すこと
- その場で、追加・削除ができる：書き直しができる。そして、体系的・構造的に捉えること
- その場で、次から次へと書ける：２度と同じ空間・場は 創れない。区切りまで実施すること
見える化は、皆で共有するために実施することです。
そのためには、ホワイトボードを最大限に活用し 新たな価値を生み出すことが 大切だと思います。
