見える化の基本は業務フロー図！ビジネスシーンで活用できる書き方のコツ

「えっ、業務フロー？」と思われたかもしれません。

では、見える化の目的を考えてみましょう。

見える化というのは、皆が同じ情報を共有し 視点を同じにするために行うものです。

業務フロー図（フローチャート）こそが、見える化手法・方法の王道です。

新規ビジネス・新規ビジネスモデル・事業／業務改革・業務改善、ビジネスのあらゆるシーンで活用できます。

一方で、この基本の業務フロー図 まともに書ける人 意外と少ないのです。
私の経験では、１割もいないと感じています。

業務フロー図には、基本となる作成方法・活用方法があります。

また、作成方法を理解すれば、業務を知らなくてもヒアリングをしながら サクサクその場で書くこともできます。

皆からの信頼も厚くなりますよね。

今回は、まずは王道という理由を取り上げ、そして 私の実践している作成方法・活用方法を 紹介したいと思います。

王道（基本）という理由

まず身近な組織図、組織を線で結べば 業務フロー図です。
機能単位または業務単位で分かれるので、当然ですよね。

ビジネスモデル、収益の観点から見た業務フロー図です。
お客様との接点、フローとして描きますよね。

問題があれば どこに原因があるか、業務を フローで確認すると思います。

このように、業務フロー図は、普段から普通に見ていますし 活用しているものです。

見える化というのは、皆が同じ情報を共有し、視点を同じにするために行うものです。

世の中のものは、全てフローで描けます。

特に、ビジネスならば、組織で行います。
分担して進めているので、必ずフローは存在します。

ならば、同じ情報を共有し 視点を同じにするためには、普段から見慣れている業務フロー図が 一番適任なのです。

また、私の経験上ですが、一番使っている見える化手法も 業務フロー図です。

業務フロー図って どういうもの

では、業務フローを書いて 説明してくれる？

こういうシーン結構あると思います。
多くは、問題が発生した時でしょうか。

この場合、ほとんどの人が 業務手順を書きます。

業務手順と業務フローは 違います。
ここを勘違いしている人が、ほとんどなのです。

業務手順は、順番として矢印を引きますが、業務フローは、そうではありません。

業務フローの矢印は、各業務（処理単位）のインとアウトで結ばれます。
前工程で付加価値をつけたアウトが、次の工程のインになります。

こうして 順次 付加価値が高くなっていく、この価値の流れを描くのが 業務フロー図です。

価値を生み出すのが ビジネスです。
ビジネスの価値を表現しなければ、ビジネスの場では活用できません。

また、時系列を表現するために 位置情報はありますが、その位置にも意味があります。

例えば、販売会議があって その時の最新のデータで資料を作成する場合、その販売会議直前が その業務の位置です。

一方で、業務フロー図は、見える化の手段です。
皆が同じ情報を共有し、視点を同じにするために行うものです。

一杯の記号を利用して作成する、
見栄えのテクニック 必要ないです。
私は Excelを使っていますが、それで十分です。

利用するメンバーが 見て理解できることが、一番重要です。

私が実践している作成方法

今回は、どうやって 業務フロー図を作成しているか、なぜ 業務を知らなくても作成できるのか
簡単な例で説明したいと思います。

一般的なものと同じなのかもしれませんが、私の経験の中で培った もっとも重視しているポイントになります。

通常は、下の図、いくつかのイン・ひとつのアウトを出す多対１が多いと思います。
いくつかの情報を加工して付加価値をつけ、次の工程に廻すというパターンです。

この際に、注目することは、
どんな付加価値をつけているのか（アウト）、そのために必要なもの（イン）です。

この２つに差異はないか、矛盾はないか、 ひたすら注視します。
要は、成果物（アウト）を出すのに必要なものが揃っているかです。

成果物側からみることが重要です。
業務は成果物を出すためにあるからです。

例えば、先ほどの販売会議資料。
販売売上高を出すのに、生産台数と単価がインだと 変ですよね。
普通、販売台数と単価です。

ヒアリングした担当者の間違いかもしれません。
もしかしたら、生産台数しか情報が取れないので、そうなっているのかもしれません。

どんなプロセスも、イン・処理・アウトで成り立っています。

そして、アウトが次の処理のインになります。
これをつなげたものが、業務フロー図です。

イン・アウトだけに注視すれば、処理そのものはわからなくても、業務フロー図は作成できます。
なので、ヒアリングだけで、知らない業務でも描くことができるのです。

また、この方法であれば、どの工程からでも作成することができます。

各担当毎のヒアリングでも、つなぐことできます。
多くのメンバーを集めて、実施する必要もありません。

一方、イン・アウトに注視することは、流れているデータ・情報に注目することでもあります。
別投稿にしますが、事業・業務を 体系的・構造的に理解することに 役立ちます。

今回は、簡単な例で示しましたが、実際は、もっと多くのノウハウを使っています。
実際は、１個の処理ではなく、多くの処理がつながっています。
イン・アウトは 複雑です。

ひとつの部署で５０名ぐらいで実施している業務であれば、A0用紙で横に並べて３枚ぐらいにはなると思います。

やはり経験も必要です。

まずは、あなた自身の業務、知っている業務から作成することをおススメします。

また、実際には 業務知らないままでは、次の問題点分析とかのステップに つながりません。
当然、その場で 理解することも 必要です。

業務フロー図の活用方法

新規ビジネス・新規ビジネスモデル・事業／業務改革・業務改善、ビジネスのあらゆるシーンで活用できます。

今回は、典型的なケースで紹介します。

事業（業務）改革・改善の場合

先ずは、現行の業務フロー図を描きます。
それに、課題・問題点を追加していきます。

よくやる方法は、作成した業務フロー図に ポストイットで課題・問題点を貼り付けます。

そして、対策を織り込んだ新側の業務フロー図を描きます。

これが、定番のやり方です。

システム開発の場合も、同様の手順になります。

違いは、システムでやること・運用でやることを 新側の業務フロー図に織り込むことです。

多くの場合、処理の数が減っていると思います。
価値を生まない処理を削減したり、前後工程をひとつにしたりするからです。

また、付加価値をさらに高めるために 処理の数が増えることもあります。

新・旧業務フローを比較することにより、価値の流れを 俯瞰して評価することができます。

新規ビジネスの場合

キーワードを挙げ、体系化するのが、一番最初にやることでしょうか。
アイデアを出すための定番のやり方です。

とはいえ、最終的には、社内へ展開する必要があります。
新規の業務フロー図は、必須のアイテムです。
業務フローがなければ、担当者動けません。

ビジネスモデルも、お客様の視点・利益の視点から見たフローです。
視点が異なるだけであって、最終的には 業務フローになります。

まとめ

見える化というのは、皆が同じ情報を共有し、視点を同じにするために行うものです。

そして、業務フロー図こそが、見える化手法の王道です。

ビジネスは、フローで動いています。
そして、業務フロー図は、普段から普通に利用しているものです。

ならば、同じ情報を共有し 視点を同じにするためには、普段から見慣れている業務フロー図が一番適任なのです。

今回、私の業務フロー図の作成方法を紹介させていただきました。

どんなプロセスも、イン・処理・アウトで成り立っています。
重要なことは、１個のプロセス（処理単位）のインとアウトを注視することです。

そして、アウトが次の処理のインになります。
これをつなげたものが、業務フロー図です。

処理がつながり 付加価値が高くなっていく、この価値の流れを描くものです。

まずは、あなた自身の業務、知っている業務から 作成してみましょう！

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ビジネス手法は、世の中に一杯ありますが、業務フロー図は、基本中の基本です。

新規ビジネス・新規ビジネスモデル・事業／業務改革・業務改善、ビジネスのあらゆるシーンで活用できます。

であれば、活用できるように業務フロー図を作成すること 必要ですよね。

「基本が最も大切」

よく言われる言葉です。

（2022/1/10 更新しました）