プロジェクトを成功に導く！ラップアップミーティングの方法とは
ubstorys_adminあなたのプロジェクト、順調に進んでいますか？
プロジェクトって、人の集まり。
生き物なのです。
少しの工夫で、大きく変化します。
例えば、プロジェクトでの会議。
終わった後、そのまま解散にしていませんか？
それは、とても もったいないです。
実は、終わった後のラップアップ・ミーティングが プロジェクトの大きな推進力になります。
会議が終わった後が、一番熱くなっていますよね。
鉄は熱いうちに叩け
熱いうちに 会議の振り返りをすることで、次の会議までに実施することが 明確になります。
共通認識を持つことで、同じベクトルで 行動することができます。
結果的に、プロジェクトのスピードを上げることができるのです。
今回は、私自身の経験から「プロジェクトを成功に導くためのラップアップ・ミーティングの方法」について 紹介したいと思います。
私は、２０年以上のプロジェクトリーダーの実績があります。
私自身も 試行錯誤しながら、ラップアップ・ミーティングに工夫をしてきました。
会議の直後１５分〜３０分ぐらいやるだけで、本当にプロジェクトの進行が大きく変わるのです。
だとしたら、やらないという選択肢はないと思います。
ラップアップ・ミーティングのメンバー
会議に参加したメンバー全員は 必要ありません。
全員だったら、会議が伸びているだけですよね。
とはいっても少人数の会議であれば、会議の最後にやるのもありです。
基本的には、参加したメンバーの中のキーパーソンに 残ってもらいます。
１０名ほどの会議ならば、２〜３名ぐらいでしょうか。
その会議で一番発言をしたメンバーも、時間があれば 残ってもらうようにします。
ちなみに、ラップアップ・ミーティングのメンバーは 最初から時間設定しておくことが必要です。
時間としては 会議の議題にもよりますが、会議直後３０分ほどで十分です。
ラップアップ・ミーティングの議題
私の場合、多くのプロジェクトでは 以下を実践していました。
ちなみに、プロジェクトの進捗会議ってありますよね。
それとは、別です。
あくまでも、会議の後のラップアップ・ミーティングの議題です。
会議の成果の振り返り
何が決まり、何が残ったのかを振り返りします。
残った案件については、残った理由と次の会議までにやることを明確にします。
決められなかったということは、必ず理由があります。
多くは、事前の準備不足ですね。
例えば、選択肢が 会議の場でいっぱい出てきて、時間オーバーといった事例です。
タイミングが悪いというのもあります。
決める順番が違うということです。
反省し、次のアクションに活かします。
会議で利害対立した案件の整理
利害対立は、必ず起こります。
利害対立案件は、放っておくと 必ず納期に影響します。
何で利害対立しているのか、背景も含めて議論します。
そして、根本を探していきます。
利害調整を行うのが 目的ではありません。
共通認識を持つことです。
利害調整は、プロジェクトリーダーの役割です。
そのための基盤を整理するイメージです。
プロジェクトリーダーは、これを元に どう対策するのか考えましょう。
会議の宿題事項の確認
次の会議までの宿題って ありますよね。
この確認作業は、キーパーソンへのお願いになります。
要は、「事前にまとめておいてね」です。
プロジェクトリーダーとキーパーソンの信頼関係にも つながりますよね。
プロジェクトの一体感を出すためにも 大切なことです。
ちなみに、システム開発の場合は さらに ラップアップ・ミーティングを追加設定しています。
プロジェクトリーダーとシステム部門とのミーティングです。
システム部門は、ユーザーの業務がわからないですよね。
プロジェクトリーダーは、ユーザーの業務解説も含めて必要な機能を示していきます。
ここは、システム開発におけるプロジェクトリーダーの腕の見せどころです。
私がやっていたシステム開発プロジェクトの基本仕様は、ほとんど この場で決まっています。
今回は概略だけ紹介しますが、システム開発プロジェクトについては 別投稿したいと思います。
まとめ
今回は、私自身の経験から「プロジェクトを成功に導くためのラップアップ・ミーティングの方法」について 紹介しました。
- ラップアップ・ミーティングのメンバー
- ラップアップ・ミーティングの議題
- 会議の成果の振り返り
- 会議で利害対立した案件の整理
- 会議の宿題事項の確認
いずれも 私自身が試行錯誤してきた方法です。
会議の後１５分〜３０分ぐらいやるだけで、本当にプロジェクトの進行が大きく変わります。
ぜひ試して、あなたなりの工夫を加えてください。
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