プロジェクトを成功に導く！ラップアップミーティングの方法とは

あなたのプロジェクト、順調に進んでいますか？

プロジェクトって、人の集まり。

生き物なのです。

少しの工夫で、大きく変化します。

例えば、プロジェクトでの会議。

終わった後、そのまま解散にしていませんか？

それは、とても もったいないです。

実は、会議の終わった後のラップアップ・ミーティング。

プロジェクトの大きな推進力になるのです。

会議が終わった後って、一番熱くなっていますよね。

”鉄は熱いうちに叩け”

熱いうちに 会議の振り返りをすることで、

• 共通認識を持つことで、同じベクトルで 行動することができる
• 次の会議までに実施することが 明確になる。

結果的に、プロジェクトのスピードを上げることができます。

今回は、私自身の経験から「プロジェクトを成功に導くためのラップアップ・ミーティングの方法」について 紹介したいと思います。

私は、２０年以上のプロジェクトリーダーの実績があります。

私自身も 試行錯誤しながら、ラップアップ・ミーティングに工夫をしてきました。

会議の直後１５分〜３０分ぐらいやるだけで、本当にプロジェクトの進行が大きく変わるのです。

やらないという選択肢はないと思いますよ。

ラップアップ・ミーティングのメンバー

会議に参加したメンバー全員は 必要ありません。

全員だったら、会議が伸びているだけですよね。

とはいっても少人数の会議であれば、会議の最後にやるのも ありです。

基本的には、参加したメンバーの中のキーパーソンに 残ってもらいます。

基本は、各チームリーダーです。

１０名ほどの会議ならば、２〜３名ぐらいでしょうか。

その会議で一番発言をしたメンバーも、時間があれば 残ってもらうようにします。

ちなみに、ラップアップ・ミーティングのメンバーには 最初からスケジュール確保しておくことが必要です。

時間としては 会議の議題にもよりますが、会議直後３０分ほどで十分です。

ラップアップ・ミーティングの議題

私の場合、多くのプロジェクトでは 以下を実践していました。

• ミーティングの成果の振り返り
• 残った案件の原因究明
• ミーティングで利害対立した案件の整理
• ミーティングの宿題事項の確認
• 次回ミーティングの議題確認
• システム開発の場合は、追加のラップアップ・ミーティングを設定

以下、概要を説明します。

ミーティングの成果の振り返り

何が決まり、何が残ったのかを振り返りします。

皆での情報共有が目的なので、口頭での羅列で十分です。

抜けがないか、皆で確認します。

残った案件の原因究明

残った案件については、残った理由と次のミーティングまでにやることを明確にします。

決められなかったということは、必ず理由があります。

多くは、事前の準備不足ですね。

例えば、予定していない選択肢が ミーティングの場でいっぱい出てきて、時間オーバーといった事例です。

タイミングが悪いというのもありますね。

決める順番が違うということです。

反省し、次のアクションに活かします。

ミーティングで利害対立した案件の整理

利害対立は、必ず起こります。

利害対立した案件は、放っておくと 必ず納期に影響します。

何で利害対立しているのか、背景も含めて確認します。

そして、対立原因を整理していきます。

ラップアップ・ミーティングでは、利害調整を行うのが 目的ではありません。

共通認識を持つことです。

利害調整は、プロジェクトリーダーの役割です。

そのために必要な情報を整理するイメージですね。

プロジェクトリーダーは、これを元に どう対策するのか考えましょう。

ミーティングの宿題事項の確認

次の会議までの宿題って ありますよね。

この確認作業は、ラップアップ・ミーティングに出席したメンバーへのお願いになります。

要は、「事前にまとめておいてね」です。 

プロジェクトリーダーとメンバーの信頼関係にも つながりますよね。

プロジェクトの一体感を出すためにも 大切なことです。

次回ミーティングの議題確認

簡単に、次回ミーティングの議題を確認します。

残った案件も、議題に入ってくると思います。

必要があれば、次回ミーティングの時間設定を変更します。

システム開発の場合は、追加のラップアップ・ミーティングを設定

システム開発の場合は さらに ラップアップ・ミーティングを追加で設定しています。

プロジェクトリーダーとシステム部門とのラップアップ・ミーティングです。

システム部門は、ユーザーの業務がわからないですよね。

プロジェクトリーダーは、ユーザーの業務を解説しつつ 必要な機能を説明します。

ここは、システム開発におけるプロジェクトリーダーの腕の見せどころです。

但し、ユーザーの言うことを そのまま弁護するものではありません。

あくまでも、重要度に応じて行うものです。

ちなみに、私がやっていたシステム開発プロジェクトの基本仕様は このラップアップ・ミーティングで決まっています。

ラップアップ・ミーティングの時間は、特に決めてはいませんでした。

ユーザーとのラップアップ・ミーティングが終わった後、システム部門のメンバーと共通認識ができるまでやっていました。

まとめ

今回は、私自身の経験から「プロジェクトを成功に導くためのラップアップ・ミーティングの方法」について 紹介しました。

いずれも 私自身が試行錯誤してきた方法です。

会議の後１５分〜３０分ぐらいやるだけで、本当にプロジェクトの進行って大きく変わるのですよ。

ぜひ試して、あなたなりの工夫を加えてください。

さて、今回の記事の中で 「ミーティングでの利害対立」について 記載しました。

プロジェクトでの利害調整、プロジェクトリーダーにとって最重要業務のひとつです。

以下の記事では「プロジェクトマネジメントの醍醐味！利害調整の進め方」について紹介していますので、こちらの記事も ぜひ併せて読んでください。

投稿記事：プロジェクトマネジメントの醍醐味！利害調整の進め方