仕事がもっと楽しくなる！驚くほど簡単な業務効率化のコツ12選
ubstorys_admin
（2025/3/29 更新しました）
あなたは、仕事を楽しんでいますか？
仕事を効率化して「自分のやりたいことをする時間」を創りたくないですか？
私自身は在職中、自ら企画したプロジェクトで「自分のやりたいことをする時間」を楽しんできました。
一方で、「やらなければいけない仕事」は 徹底的に効率化しています。
今回は「効率化の考え方・アプローチ方法と具体的な役立つテクニック」について紹介します。
業務効率化の基本を押さえよう
ムリ・ムダ・ムラを取り除く重要性
仕事の効率化を進めるうえで、まず見直すべきは「ムリ・ムダ・ムラ」です。
これらは時間やリソースを無駄に消費し、生産性の低下を招く要因となります。
「ムリ」とは非現実的な目標、「ムダ」は不要な作業、「ムラ」は作業量のばらつきを指します。
これらを改善することで業務がスムーズになり、余計なストレスが軽減されます。
特に、業務フローの整理やタスクの見直しを行うことは、仕事を効率的に進めるための第一歩ですね。
効率的な仕事で得られるメリットとは
業務効率化によって得られるメリットには多くのものがあります。
ひとつ目は、生産性の向上です。
短時間で質の高いアウトプットを実現することで、少ない労力で大きな成果を得ることが可能になります。
ふたつ目はストレスの軽減です。
スムーズに仕事を進められるようになると、時間に追われたりトラブルに振り回されたりする懸念が減ります。
そして、大切なのが「自分のやりたいことをやる時間」が増えることです。
業務の効率化によって時間が生まれることで、自己投資を充実させることができます。
業務の全体像をつかむコツ
仕事を効率化するためには、業務の全体像を把握することが重要です。
これにより自分のやるべきことの優先順位が明確になり、適切な計画を立てることができます。
そのためのコツは、まず自分の業務内容をリストアップし、それぞれの業務が全体のどの部分に関連するのかを可視化することです。
例えば業務フローを活用すると、業務の流れや関連性が一目で分かりやすくなりますよね。
また、業務の目的やゴールを明確に理解することも 全体像把握には必要です。
これらを意識することで、自分の役割を最大限果たせるようになります。
効率化を助ける考え方とアプローチ
デスクとデジタル環境の整理整頓術
仕事の効率化を図るためには、まず物理的な作業環境を整えることが重要です。
あなたのデスクの周りを見てみてください。
効率的に仕事をしている人の机って、キレイではありませんか？
デスクや書類が散らかっていると、必要なものを探すだけで時間が浪費されてしまいますよね。
整理整頓を日常的に行い、物や情報を適切に管理することで、頭の中もクリアになります。
また、整理整頓された環境はリフレッシュ効果があり、集中力を向上させる助けとなります。
私は、基本的にパソコンと書類箱しか 机の上にはありません。
物事を深く考えるには、考える環境が必要なのです。
定期的に作業環境を見直し、効率的に働ける空間を保つことを習慣にすることです。
まずは、帰宅時に机の上を片付けることから始めたらどうでしょうか。
また、デジタル環境では、フォルダやファイルをカテゴリー別に整理し、一目で理解できる構造にすることです。
優先順位の明確化がもたらす効果
時間は有限であり、戻ってはこないことを常に意識することです。
意識していれば、仕事の優先順位を明確にすることは不可欠ですよね。
優先順位をしっかりとつけることで、最も重要な業務に集中ができ、全体の作業効率が向上します。
おすすめの方法として、重要度と緊急度を軸にした「4象限マトリクス」を活用する方法があります。
重要かつ緊急なタスクは最優先で取り組み、重要だが緊急でないタスクについては計画を立てて対応します。
一方、緊急だが重要でないタスクは委任する、または後回しにし、重要でも緊急でもないタスクは極力削除することを検討します。
有名な方法ですが、常に活用することによって無意識にできるようになります。
このように整理することで、効率的に仕事に取り組む習慣を作ることができます。
仕事に集中できる時間帯を活用するコツ
効率よく仕事を進めるためには、自分がもっとも集中できる時間帯を把握し、その時間に優先度の高い業務を割り当てるのがおすすめです。
多くの場合、午前中は集中力が高まりやすいため、クリエイティブな仕事や頭を使うタスクをこの時間に行うと効率がアップします。
私自身も、午前中にクリエイティブな仕事を入れています。
会社に在籍中は「自分のやりたいことをする時間」にしていました。
また、自分の集中力が切れるタイミングを理解することも重要です。
例えば、午後の眠くなりやすい時間帯にはルーティン業務を行い、短い休憩をとることで集中力を維持する工夫が求められます。
通知や中断を最小限に抑える方法
現在の働き方では、通知や中断が仕事の効率化を妨げる大きな要因となっていますよね。
メールやチャットの通知を受け取るたびに集中力が削がれるため、一定時間通知をオフにする「集中タイム」を設けるのも有効です。
そして、メールは スキマ時間に処理するのがおすすめです。
即回答できるものは さっと返信し、検討が必要なものは納期を返信することによって、次の業務に頭を切り替えることが可能です。
私は、各業務の間にしか 基本的にメールを見ません。
人間の集中力は１時間ほどですよね。
その間隔であれば、業務に支障はないのです。
また、上司や同僚と「割り込みタイム」を事前に共有しておくと、無駄な中断を最小限に抑えられます。
本当に集中したい時は、スケジューラーでブロックすることも有効です。
これらにより、自分自身が仕事に没頭できる環境を作り出すことが可能になります。
「完璧主義」を克服する方法
完璧主義は仕事で高品質な成果を生み出すために有益な場合もあります。
でも、行き過ぎると効率を著しく低下させます。
ストレスにもなりますよね。
そもそも何をもって１００％の仕事って言えるのか自問してみましょう。
そんなものはないと言うのが私の結論です。
効率化を目指すには、自分の中で「ここまではOK」という基準を設けることです。
前述した業務の全体像を把握することによって、ゴールを明確化することができますよね。
また、一定の妥協点を見つけることで、次の行動に早く移ることが可能になります。
本当に重要な部分に集中することで、業務の目的を達成させましょう。
柔軟な思考で臨機応変に対応する
効率的に仕事を進めるためには柔軟な思考が求められます。
計画通りに進まない場面や、突然のアクシデントが発生した際には、状況に応じて対応を変えるスキルが必要です。
柔軟に対応するには、事前に優先順位を把握しておき、必要に応じてその順序を変更できるようにすることが効果的です。
前述した「4象限マトリクス」を活用しましょう。
また、自分一人で解決できない問題については、速やかに同僚や上司に相談して、効率よく進める姿勢も重要です。
人に頼るスキルも磨きましょう。
このような適応力を持つことで、ムダな混乱を防ぎ、生産性を維持することが可能になります。
小さな成功体験を積み重ねる重要性
効率化を進める中で、小さな成功体験を積み重ねることは大きな自信につながります。
一度に大きな変化を求めるのではなく、少しずつ取組みを改善させることで、自信を持って次のステップに進むことができるようになります。
例えば、日々の仕事で簡単なタスクを早めに完了させるだけでも、やる気につながりますよね。
このような成功体験を積み重ねることにより、効率化に必要な考え方やコツが自然と身についていきます。
また、そこからさらに大きな挑戦ができるようになります。
「自分の仕事」から「チームの仕事」、やがて「組織の仕事」へと範囲は広がっていきます。
いずれ、仕事そのものが楽しく感じられるようになるでしょう。
私自身も在職中、このような順番で「業務改革」「業務変革」を行ってきました。
自ら企画のボトムアッププロジェクト。
「自分のやりたいことをする時間」は、本当に楽しいですよ。
効率化を楽しむマインドセット
業務効率化を継続するためには、その過程を楽しむマインドセットが重要です。
仕事に対するポジティブな考え方を持ち、効率化そのものをゲーム感覚で取り組むと、モチベーションを保ちながら進めることができます。
例えば、小さな目標を設定して達成するたびに自分の成長を感じたり、チーム内で効率化の成功事例を共有するなどして、やりがいや成功体験を積み重ねましょう。
楽しみながら取り組めば、自然と習慣になっていきます。
効率化に役立つ具体的なテクニック
テンプレート活用で作業をスムーズに
仕事の効率化を進める上で、テンプレートの活用は非常に有効です。
よく使う文書やメール、資料などをテンプレート化すると、ゼロから作成する手間を省けます。
また、テンプレートを使うことで作業のばらつきを減らし、一定の品質を保つこともできます。
特に、業務が忙しい時ほどテンプレートは大きな助けとなります。
私の場合は、プロジェクトの資料を ほとんど使い回していました。
最初の作成で じっくり造り込めば、プロジェクトの期間中は 少しの修正で使うことができます。
かなりの時間短縮ができる有効な方法です。
タスク管理ツールの活用方法
タスク管理ツールを活用することで、仕事の全体像を整理しやすくなります。
こうしたツール、今はいっぱいありますよね。
このようなツールには、タスクをリスト化したり、進捗状況を可視化できる機能が搭載されています。
タスクの優先順位を設定することや、締め切りを明確化することも可能なため、無駄な時間を減らし効率的に進行できます。
自分に合ったツールを見つけましょう。
また、チームで共有することにより、メンバー全員が自分の役割を理解し、スムーズなコミュニケーションにもつながりますよね。
時間を区切ることで生産性を向上させる
時間を意識的に区切って作業を行うことは、仕事効率化の基本的な考え方の一つです。
たとえば、ポモドーロ・テクニックのように25分間集中、5分間休憩を繰り返す方法は、多くのビジネスパーソンに効果的だとされています。
私は、人間が集中できる１時間を目安で区切っています。
高校までの時間割が習慣になっているのもありますね。
また、時間制限を設けると、時間内にタスクを終わらせようと計画的に取り組むようになります。
このように時間の使い方を工夫すれば、より効率的に仕事を進められるでしょう。
定型業務はマクロで処理する
定型作業が多い場合は、自動化ツールを活用することで、単純な作業負担を大幅に軽減できます。
例えば、ExcelやGoogleスプレッドシートなどでマクロを活用するのも良い方法です。
私自身の在籍中は、ほとんどの定型業務をExcelマクロで行っていました。
プログラミングは、学校でも教えられるようになりましたよね。
VBAは簡単なプログラミングツールなので、試してみることをおすすめします。
まとめ
今回は「やらなければならない仕事を効率化する方法」について紹介しました。
会社にいる時間は、１日の１／３を埋めていますよね。
時間って有限であり、絶対に戻ってこないものです。
だったら、自己投資に使った方が良いのではと思います。
さて、やらなければならない仕事を効率化することの大切ですが、その浮いた時間を「自分のやりたいことをする時間」にすることの方が重要ですよね。
以下の記事では「自分のやりたいことをする時間」にするために必要な「ビジネス手法」について紹介していますので、こちらの記事もぜひ併せて読んでみてください。
参考投稿記事：会社でやりたいことをやるために！実践に必要な３つのビジネス手法
