やらなけばならない仕事を徹底的に効率化する方法！そして、やりたいことで自己成長に

やらなければならない仕事。

会社にいれば、普通にありますよね。

会社って、指揮命令系統で動いています。

でも、やらなければならない仕事だけやっていて 楽しいですか？

確かに、やらなければならない仕事は 重要です。

それをやるから、日々の会社は 回っています。

通常、やらなければならない仕事 ＝ オペレーション業務だからです。

会社って、オペレーション業務をするところではないの？

答えは、「ねばならない」という意味では YESです。

でも、あなた自身を考えた場合 どうでしょうか？

毎日、「ねばならない」で 楽しいですか？

あなた自身が成長していると感じますか？

そもそもオペレーション業務は、それぞれ会社の独自業務です。

例えば、経理。

法律もあり、確かに 同じようなことをやっています。

でも、やり方（オペレーション）は それぞれの会社で 違うのです。

使っているツールも、違いますよね。

経理処理の手順も、各社オリジナルです。

つまり、オペレーション業務は 会社でだけ通用する知識・ノウハウなのです。

オペレーション業務だけできる人 ＝ 会社人間ということです。

別に、会社人間を否定しているわけではありません。

そういう生き方も ありますよね。

最終的には、自己選択です。

ただ、私自身は「つまらないなあ」と思うのです。

ということで、今回は 私自身の経験を踏まえて 「やらなければならない仕事を効率化する方法」について ひとつ紹介したいと思います。

前提は、会社でやりたいことをする時間を創るために です。

やらなけばならない仕事を徹底的に効率化する方法

やらなけばならない仕事 = オペレーション業務だと書きました。

そして、会社にとっては 重要な業務だとも。

例えば、今回説明する私の事例でいうと

オペレーション業務としては

ある目的で データベースから必要なデータを抜き出して、リストを作って後工程に送る。

がありました。

実際は、この情報がさらに加工されて 販売店に流れていきます。

お客様との商談に使われるのです。

確かに、重要な業務ですよね。

では、どうやって この業務を効率化したのか ここから説明したいと思います。

オペレーション業務って、手順が決まっていますよね。

多くは、データを処理して情報に変える処理 だと思います。

私の事例では、

• ある目的の部品名をデータベースから探す
  （ひとつひとつ部品の情報を見て確認）
• 部品名のリストを作成して、データベースの他の情報と紐付ける
  （ひとつひとつ部品の情報を見て紐付け）
• データベースに記載のない場合は、担当者に確認
• 決まったフォーマットに変換してリストを作成

概略、こんな感じです。

私自身、他にも似たような業務があったので 結構ある業務ではないでしょうか。

例えば、データベースではなく 前工程からもらったExcelとか。

先ずは、効率化できるポイントを工程ごとに見極めます。

私の事例の場合、③は難しいですよね。

記載がなければ、聞くしか方法はありません。

①は、どうでしょうか？

目的がデータで表現されているのならば 、ひとつひとつ見なくても どんと抜き出しできますよね。

例えば、目的が ○○という仕様 かつ XXという仕様のもの といった感じです。

目的って、データで表現されています。

そもそも そうでなければ、オペレーション業務では できないからです。

②も、情報の項目が決まっていれば 部品名で どんと抜き出しできます。

どちらかの項目にも記載があるのならば、両方とも抜き出せば良いわけです。

あとで加工が必要になりますが、ひとつひとつ見るよりは圧倒的に効率化します。

④は、①〜③で出来上がったものを 正式フォーマットに変換する処理です。

Excelのマクロ（VBA）で、プログラミングできますよね。

こんな感じで、効率化を考え 実践するのです。

実際に、半日かかっていた業務を３０分にしています。

今だったら、RPAがあります。

会社から帰る前にセット。

寝ている間に、すべてやってくれますよね。

多分、かかる時間は １分なんじゃないでしょうか。

尚、今回の事例では 考えるポイントを説明しています。

後は、各自で応用していただければと思います。

今回は、私の事例を元に 「データを処理して 情報に変える処理」について効率化の方法を紹介しました。

私は、会社で自分のやりたいことを実践してきました。

そのために、極限まで「やらなければならない仕事」を効率化しています。

他にも事例はいっぱい持っていますので、別投稿でも紹介したいと思います。

オペレーション業務って 会社でだけ通用する知識・ノウハウです。

こんなことに時間をかけるのならば、自己成長に時間をかけた方が楽しいし 有意義なのでは？

私は、そう思っています。

参考投稿記事：会社でやりたいことをやるために！実践に必要な３つのビジネス手法