タイムマネジメントに活かす！自分の時間の使い方を可視化し対策する方法
ubstorys_adminあなたは、毎日どんなことに時間を使っているか わかりますか？
日々仕事に追われていると、意外と気づいていないものです。
多くは、きた仕事を 締め切りを念頭に置いて 順番にこなしているのではないでしょうか。
では、あなたは 時間を効率的に使えていると言えますか？
自分自身の時間の使い方がわからなければ、
- 最大限効率化しているつもり
- やるべきことはやっているので、できているはず
- 納期を守っているので、できているはず
こんな答えになりませんか？
要は、「〜つもり」「〜はず」です。
自分では きちんとタイムマネジメントしているつもりでも、意外と自分の時間の使い方ってわかっていないことが多いのです。
私自身も、会社時代は 同じです。
時間に追われる毎日ですよね。
でも、ある時 振り返ってみたことがありました。
何の本だったか忘れましたが、感銘を受けて 参考にやってみたのです。
結果は、自分のイメージとは 全く異なるものでした。
やたら、資料作成している時間が多いのです。
自分の感覚では、資料を使って話をしている時間が多い。
要は、前に進める行動に 多くの時間を使っていると思っていました。
この差、大きいですよね。
結構な衝撃です。
これ以降は、
資料作成時は、何回も使い回すことができるように じっくり造り込むことを意識するようになりました。
実際に、資料作成時は 一部は目的用で作成しますが、残りのほとんどは 以前作ったものを再利用しています。
自分自身の時間の使い方がわかれば、こんな改善もできるのです。
今回は、私が実践した事例をもとに「自分の時間を見える化し、タイムマネジメントに活かす方法」について紹介したいと思います。
自分の時間を見える化する方法
朝一に、予定を入れるのも ひとつの方法です。
いわゆるTo Do リストですね。
でも、会社のスケジューラー 皆で共有していませんか？
その場合 未来のスケジュールに入れてしまうと、他の人が会議の設定とかできなくなったりしますよね。
なので、過去のスケジューラーに実績を入れていくのです。
期間は、３日間ほど。
曜日によって大きく異なる場合は、１週間分（５日分）です。
そして、それを 大きく分類して括ります。
先ずは、仕事の種類別ですよね。
普通、いくつかの業務分担があると思います。
次は、やっていること別です。
例えば、ルーチン作業・資料作成などの非定常作業・会議・企画/計画などの考える作業とかに 分けます。
あんまり細かく計算する必要は ありません。
ざっくり円グラフで、イメージが掴める程度で十分です。
結果を分析し、タイムマネジメントに活かす方法
仕事の種類別
通常、メイン業務があると思います。
それと、今年度の自分自身の重点実施業務もありますよね。
自部署の年度目標に結びつく業務です。
それに時間割いていますか？
よくある例は、３つ業務があれば ほぼ３等分になっていたりします。
毎日 ３つやらなければ、と思うからですね。
でも、これでは ダメなことは 見ればわかりますよね。
わかれば、後は対策するだけです。
重要なことに時間を割きましょう。
そして、それ以外を 効率化するのです。
やっていること別
先ほどの例では、
ルーチン作業・資料作成などの非定常作業・会議・企画/計画などの考える作業で分類を挙げました。
この割合というのは、人によって違います。
例えば、私のようなプロジェクトリーダーの場合は
- ルーチン作業は、極力減らす
- 企画/計画などの考える作業は、半分以上が必須
- 同じテーマの会議は、１回で終わらす
こんなことが 必要ですよね。
自分の役割に応じて、割合が良いのか悪いのか 考えてみてください。
そして、対策するのです。
また、別の切り口もあります。
成果に結びつかなければ、やっていること ほとんどムダですよね。
例えば、資料を作成しているだけでは 何の成果も生み出しません。
でも、その資料によって会議で決まれば、成果を生み出したと言えるかもしれません。
成果を生み出した活動と成果のなかった活動という分け方で みてみることもオススメします。
自分のパフォーマンスを可視化・評価できます。
それと、常に意識するようになるので 確実にパフォーマンスは上がります。
見える化する頻度
私は、半年に１度ぐらいでやっていました。
大体は、プロジェクトのフェーズの節目に合わせてです。
会社って、基本的に 年度（１年単位）で動いていますよね。
なので、半年に１度 やってみることを オススメします。
まとめ
あなたは、毎日どんなことに時間を使っているか わかりますか？
自分では きちんとタイムマネジメントしているつもりでも、意外と自分の時間の使い方ってわかっていないことが多いのです。
私が実践した事例をもとに「自分の時間を見える化し、タイムマネジメントに活かす方法」について紹介しました。
自分の時間を見える化すれば、現在の状況がわかります。
状況がわかれば、対策することができます。
より良い方向へ 時間を使うことができるようになります。
先ずは、現状把握。やってみませんか？
