プロジェクトを活性化する！物理的な場の選定基準と最適な設定方法とは

（2022/8/4 更新しました）

プロジェクトは、日常の業務とは異なります。

ある特定の課題を解決するために、日々の業務とは離れて行うものです。

また、メンバー構成も 日常業務をするメンバーとは異なります。
多様な価値観を持ったメンバーの集まりです。

プロジェクトの物理的な場の設計も プロジェクトを成功させる重要な要素です。

例えば、オフィス内のザワザワした空間・場では 集中できないですよね。
声の大きい人の意見しか聞こえないかもしれません。

これでは多様なメンバーを集めた意義もなくなってしまいます。

今回は、私自身の経験から プロジェクトの場の選定基準と最適な物理的な空間・場の設定方法について 紹介したいと思います。

プロジェクトの場の選定基準

プロジェクトの場は、コミュニケーションを活発にするための空間を創ることです。
集中し 多様な意見を尊重しながら、まとめあげていく場でもあります。

物理的な空間・場の設定は、プロジェクトの成果に影響します。

そもそも、ちょくちょく干渉が入る場所では 集中できないですよね。

日常の業務の場所では、業務側からの問合せ・相談が入ります。
キーパーソンほど、呼び出されるものです。

それに 問題を抱えているメンバーがいたら、自身の業務の場所 気になりますよね。

プロジェクトメンバーが集中し、没頭できる場を 設定する必要があります。
そして、日常の業務から頭をリセットし 和らいだ空間をつくることが必要です。

そのためには、日常業務とは異なる場所を選定することです。

また、場所の設定と共に 準備するものも大切です。

コミュニケーションする場でもあり、成果物を創る場です。
情報を探すのに時間をかけていては、時間のムダです。

いつでも利用できる状況になっていることも 重要な要素です。

以上、選定基準まとめると 以下になります。

• 日常業務とは異なる場所を選定すること
• 場所の設定と共に準備品を揃えることができること

選定基準に適した物理的な空間・場の設定方法

次に、私の経験から 選定基準に適した物理的な空間・場の設定方法および準備するものについて 以下３つを紹介したいと思います。

• プロジェクトルームという場の設定方法
• 日常業務と離れた オフィスの場の設定方法
• 仕入れ先など 立地が異なる場所での設定方法

プロジェクトルームという場の設定方法

最も適したプロジェクトの場の設定になります。

プロジェクト専用の部屋を作ります。
専用なので、いつでも利用することができます。

時間の制約はありません。
メンバーは 気軽に入ってくることもできます。

そして、プロジェクトルームに入れば プロジェクトに頭がリセットされます。

頭をリセットし、和らいだ空間を創る。
場所の設定だけで 一歩進みます。

専用であれば、成果物貼っておくこともできます。
いつでも確認することができます。

すぐに振り返ることができる、重要なことです。

また、コミュニケーションって 少しの中断が入るだけで 停滞してしまうこと 結構ありますよね。
活発になっている時ほど その傾向は強いです。

コミュニケーションのリズムを 保持することもできます。

私自身、最も利用しているのが 専用プロジェクトルームです。
通常、プロジェクトにゴーサインが出た頃から 交渉を始めています。

なかなか専門部屋を設けることは難しいのかもしれません。
でも、プロジェクトの規模が大きければ 説得できる材料になりますよね。

成果に直結することです。
プロジェクトリーダーであれば、ぜひ挑戦して欲しいと思います。

プロジェクトルームを設定することができた場合、以下３つを最低限準備すると良いです。

• ホワイトボード
• 大型モニター
• 成果物（部屋に貼っておく）

ホワイトボードは 必須です。

プロジェクトの打ち合わせは、リアルタイムです。
論点を整理し 見える化し 成果物にする。

全て、その場で実施します。

皆で 共有しつつ進行するためには、書く必要があります。

ホワイトボードの活用方法については、以前の投稿を参照ください。
（下に、投稿記事掲載します）

参考投稿記事：見える化の必須アイテム！ホワイトボードの価値を最大化するポイントとは

参考投稿記事：伝える力を磨く！フレームワークを活用したホワイトボードの書き方のコツ

大型モニターは、テーマの確認・まとめた成果物などの確認で利用します。

突っ込んだ議論をするよりは、確認用で利用するものです。
以前は 紙出力でしたが、ペーパーレスの時代にあった準備品です。

その場で皆で共有しながら、修正することもできます。

成果物は、全体を一覧として見たいものを 壁に貼り付けます。
大型モニターでは、スクロールが必要で 全体を見ることはできないですよね。

例えば、問題点リストなどです。

そして、議論の最中に「抜けていることはないか」「不足していることはないか」確認するために利用します。

日常業務と離れた オフィスの場の設定方法

プロジェクトルームの確保できない場合もあると思います。

１０名以下ぐらいのプロジェクトでは、なかなか専用部屋は持てないですよね。

また、構想段階は プロジェクトそのものにゴーサインが出ていないと思います。
私自身も、構想段階では よく利用した場の設定方法です。

日常業務の場所とは異なる場所、例えば会議室です。

できるだけ、日常業務の場所とは離れている場所が良いです。
フロアーが異なる、建屋が異なる場所を探しましょう。

終日または半日 占有します。
プロジェクトが定期開催であれば、例えば、火曜・木曜は占有にします。

この場合は、頭をリセットし 和らいだ空間は プロジェクトリーダーが創る必要があります。
打ち合わせの最初の出だし、重要です。

プロジェクトに専念できるように、工夫しましょう。
最初は、最近話題になっていることで頭をリセットし「さて、始めようか」と雰囲気を変えることも ひとつの方法です。

また、終日または半日というのも 理由があります。

大体メンバー全員揃っての打ち合わせは、２〜３時間程度です。
メンバーは これで終了ですが、プロジェクトリーダー＋主メンバーは その後で論点を整理する時間が必要です。

ラップアップミーティングともいいますが、プロジェクトを進めるにあたって最も重要な時間です。

別途投稿しますが、主に以下について話し合いをします。

• 今日の打ち合わせの論点の整理
• 認識の共有化
• 次の打ち合わせまでの準備すること・分担

そして、最低限準備するものは 以下になります。

• ホワイトボード
• 大型モニター
• 紙出力した成果物

ホワイトボード・大型モニターは、プロジェクトルームと同じ理由です。

紙出力した成果物は、振り返りのために利用します。
あまり多くの紙を持っていくこともできないので、重要なものを 持ち込むことになります。

仕入れ先など 立地が異なる場所での設定方法

普段とは異なる場所に行くと、気分変わりますよね。

また、完全に日常業務とは おさらばです。
プロジェクトだけに集中できます。

私自身は、仕入れ先とのプロジェクトは 相手側の場所に行っていました。

その方が、仕入れ先のメンバーがたくさん集まりやすい という理由もあります。
プロジェクトだけに集中できるので、費用対効果は 断然上がります。

但し、準備できるものは、その場所の制約を受けます。
それでも、以下は最低限必要です。

• ホワイトボード
• 大型モニター

仕入れ先との場合、報告形式が主になりますよね。

大型モニターを使ってお互い報告し合い、ホワイトボードを使って論点を整理する進め方が 通常だと思います。

まとめ

プロジェクトは、ある特定の課題を解決するために 日々の業務とは離れて行うものです。

プロジェクトの物理的な場の設計も、プロジェクトを円滑に行うためには必須です。

今回は、私自身の経験を振り返り プロジェクトの場の選定基準と最適な物理的な空間・場の設定方法について 紹介しました。

プロジェクトの場の選定基準

以下２つについて紹介しています。

そして、私の経験から 選定基準に適した物理的な空間・場の設定方法および準備するものについて 以下３つを紹介しました。

プロジェクトルームという場の設定方法

最も適したプロジェクトの場です。
プロジェクトルームとして占有します。

頭をリセットし 和らいだ空間創り、場所の設定だけで一歩進みます。
専用であれば、成果物貼っておくこともできます。
すぐに振り返ることができます。

日常業務と離れた オフィスの場の設定方法

日常業務の場所とは離れている場所、例えば会議室です。

終日または半日占有します。

仕入れ先など 立地が異なる場所での設定方法

普段とは異なる場所に行くと、気分変わり 完全に日常業務とは おさらばです。
プロジェクトだけに集中できるので、費用対効果は 断然上がります。

プロジェクトの場は、コミュニケーションを活発にするための空間を創ることです。
集中し 多様な意見を尊重しながら、まとめあげていく場でもあります。

プロジェクトの物理的な場の設計も プロジェクトを成功させる重要な要素なのです。

尚、プロジェクトを活性化させるコミュニケーションの場・空間創りについては 以前の投稿を参照下さい。（下に投稿記事記載します）

参考投稿記事：場・空間の設定！プロジェクトを活性化させるコミュニケーション創りとは