プロジェクトを成功に導く！信頼関係を築き人を動かす方法
ubstorys_admin「プロジェクトが 計画通りに なかなか進まない」
「利害が対立して 調整が難しい」
こんな困りごとありませんか？
プロジェクトって、結局は 人の集まりです。
人の集まりは、信頼関係が大切です。
そして、プロジェクトでは 人を動かす必要があります。
プロジェクトマネジメントの本質は、信頼関係を築き 人を動かす方法だと考えています。
長年プロジェクトリーダーをやっているからこそ、しみじみと こう思います。
プロジェクトというと、ビルの建設プロジェクトやシステムの開発プロジェクトを思い描くかもしれません。
でも、あなたのビジネスでも 普通に行われています。
チーム活動・○○ワーキングなど ある目的のために複数のメンバーで活動していませんか？
名称はともかく、これら全て プロジェクトです。
そして、複数のメンバーで計画を管理し 利害関係を調整しながら、成果物にしていると思います。
これらプロジェクトの活動を支える技術・手法が プロジェクトマネジメントです。
今回は、長年プロジェクトリーダーとして活動してきた経験から プロジェクトマネジメントの本質について、私なりの考えを紹介したいと思います。
また、実践するにはどうするかについても 概要を紹介します。
プロジェクトとは
業務には、プロジェクトと定常業務があります。
プロジェクトは、ある目的のために期間限定で設置され、達成のために活動するものです。
一方、定常業務は、ビジネスの目的を達成するために組織で継続的に行う業務です。
ビジネス環境は常に変化しています。
従来の定常業務では、対応できない問題も 当然発生します。
そのための問題解決として、プロジェクトは生まれます。
特に最近の問題は 複雑化しています。
ひとりで解決できる範囲は 限られてきています。
複雑な問題は、複数の異なる組織・異なる機能を担ったメンバーで解決する必要があります。
これから プロジェクトの必要性ますます増えるのでは と思います。
プロジェクトマネジメントとは
プロジェクトマネジメントは 基本プロジェクトリーダーが行うものです。
プロジェクトマネジメント、一般的には 次のように説明できます。
- ある目的を達成するためにプロジェクトの管理を行うこと
- プロジェクトの利益相反を調整し、バランスを取ること
要は、予算・品質・日程をバランス良く管理し、目的を達成することです。
さらに分解すると、スコープ・リスク・コミュニュケーションマネジメントなどの要素があります。
今回は、PMBOKを説明するつもりではないので、これ以上の詳細は 割愛させていただきます。
ただ、少しだけ私自身が感じていることを述べたいと思います。
PMBOKやプロジェクトマネジメント書籍に書いてあることの多くは、建築・システム開発など重層的な構造で開発する際のマネジメント手法です。
確かに、１次・２次・３次請負のような構造や、多くの部署を巻き込む場合には、細かいマネジメントが必要ですよね。
ただ、一般的なプロジェクトの場合、ここまでのマネジメントは 必要ありません。
進捗管理の多くは、スケジュール管理ぐらいのガントチャートレベルなのではないでしょうか。
私自身も、ほとんどのプロジェクト ガントチャートで行っています。
ちなみに ガントチャートは、作業の開始と終了を時間軸で表す方法です。
Excelで、矢印を書いて作業スケジュールを作成する。
定常業務でも普通にやっていますよね。
一方で、プロジェクトリーダーの方は、PMBOK勉強した方が良いと思います。
体系的に知識を学ぶことができます。
実際にどう適用するかは、自分自身でアレンジすれば良いのです。
私自身も 書籍読んでいますし、プロジェクトによってアレンジして使っています。
プロジェクトマネジメントの本質
さて、プロジェクト。
人の集まりです。
人には感情もありますし、各自の思いもあります。
また、各組織から参加すれば、組織の思いも持っています。
人が集まれば、当然 利害が対立します。
一方で、プロジェクトには、目的があります。
集まったメンバーで目的を達成する必要があります。
さあ、どうしましょうか。
私自身は この２つの問題を解決することが、プロジェクトマネジメントの本質だと思っています。
そして、長年プロジェクトリーダーをやってきた経験で思うことは、以下２つです。
- プロジェクトに メンバーの信頼があること
- プロジェクトで メンバー自身が成長を感じられること
プロジェクトに信頼があれば、利害は必ず調整できます。
そして、信頼があればあるほど 着地点はWIN-Winの関係になります。
当たり前ですよね、ひとりひとりの意見が尊重されます。
尊重した上での利害調整結果になります。
説得ではなく、納得です。
相乗効果、シナジー効果も 発揮されます。
また、成長は 個人のモチベーションになります。
モチベーションには 推進力があります。
たとえ 自分の意見が通らなかったとしても、目的に向けて 自ら受け入れます。
こういう状態を創り上げることが、プロジェクトマネジメントの本質だと思っています。
では、この状態を創るにはどうしたら良いか。
以下 紹介したいと思います。
プロジェクトに メンバーの信頼があること
信頼と実績、ニワトリとたまごの関係にあります。
ある程度プロジェクトリーダーをやっていると過去の実績があるので、最初から信頼を得て始めることができます。
でも初めてのプロジェクトの場合、実績は これから作るものです。
なので、最初は 小さな実績を積み重ねて、信頼を得ていく必要があります。
一方で、実績を積み上げるには、メンバーの協力が必要です。
さて、どうしましょうか？
何が必要でしょうか？
少なくてもプロジェクトリーダーは、これから始めるプロジェクトの業務を知っている必要があります。
そもそも 的はずれなことを発言するリーダー信頼できるでしょうか？
この人とはムリ、普通に思いますよね。
このプロジェクト大丈夫なのかあ とまで思われてしまうかもしれません。
では、どの程度の知識が必要かです。
最低限、全体を把握しておく必要があります。
ビジネスがどう廻り、どんな成果を出しているのか の知識です。
詳細は必要ありません。
そのためにメンバーを集めているのです。
要は、メンバーから引き出すことができるレベルの知識です。
私の経験からは、プロジェクト開始から最初の３回が 分岐点です。
この３回で、「一緒にやっても良いかも」と メンバーに思ってもらう必要があります。
そのための準備です。
重要さ 理解いただけると思います。
そして、もうひとつ重要なことは、場・空間を創ることです。
プロジェクトの成否は、ほとんどが 場・空間の設定で決まります。
そもそもギスギスした関係で うまく廻るわけがないですよね。
プロジェクトの場合、目的は決まっているのかもしれませんが、中身は 集まったメンバーで共に創るものです。
共に創るから、アイデアが出ます。
そして、実行ができます。
要は、人を動かすことです。
そのために必要なことは、活性化するコミュニケーション創りです。
私が、そのために大切にしていること、以下５つ挙げます。
- プロジェクトのコンセプトを 常に共有する
- 先ず、自らが最初に話す
- 全員に発言してもらう
- 否定的な意見は言わない
- 対立軸の発言は、大いに歓迎する
詳細は、別投稿していますので、そちらを参照ください。
（下に投稿記事記載します）
そして、小さな成果を コツコツあげていきます。
プロジェクトの成果物を 確実にこなしていきます。
成果物、メンバーと一緒に作ったものです。
成果物として見える化し 皆で共有すれば、徐々に軌道に乗っていきます。
また、並行して 大切な信頼関係も築かれていきます。
プロジェクトで メンバー自身が成長を感じられること
プロジェクトは人の集まりだ と記載しました。
逆にいえば、ひとりひとりの個人の集まりでもあります。
個人のモチベーション とても大切です。
メンバー どうして発言してくれるのでしょうか？
仕事だから、確かにそうです。
でも、１番の目的は プロジェクトの達成感を 分かち合いたいからですよね。
そして、結果としてやり遂げたという自分の成長を 実感したいからです。
個人がプロジェクトに参加する意義って、私自身は こういうものだと思っています。
では、やり遂げた実感 どうしたら得られるでしょうか？
自分自身の発案が通ることです。
では、発案は どうして出るのでしょうか？
ひとりひとりを大切にしているからです。
私の考えるプロジェクトマネジメントは 管理ではなく 支援です。
プロジェクトでは、人を動かす必要があります。
私が メンバーへの支援として大切にしていること、以下 ３つ挙げます。
- ひとりひとりを見ること（心を配ること）
- コンセプト・進捗・将来のことなどを 共有し話し合うこと
- いざという時、絶対助けること
そして、もうひとつ重要なことは、成果を分かち合うことです。
プロジェクトの成功は、プロジェクトリーダーのものではありません。
メンバー皆で成し遂げたものです。
発表・説明の機会には、メンバーにしてもらいましょう。
各メンバーが担当した部分は、自身で発表・説明してもらうのです。
発表・説明は、必ず成長を促します。
わかってもらうために 準備しますよね。
説明の仕方も 工夫します。
そして、何より自分自身がやったことをアピールすることができます。
大切なポイントです。
プロジェクトリーダーが 絶対に忘れてはいけないことです。
まとめ
今回は、長年プロジェクトリーダーとして活動してきた経験から プロジェクトマネジメントの本質について、私なりの考えを紹介しました。
プロジェクトは、人の集まりです。
人が集まれば、当然 利害が対立します。
一方で、プロジェクトには、目的があります。
集まったメンバーで目的を達成する必要があります。
この２つの問題を解決することが、プロジェクトマネジメントの本質だと思っています。
そして、長年の経験で 私自身が思うことは、以下２つです。
プロジェクトマネジメントの本質
- プロジェクトに メンバーの信頼があること
- プロジェクトで メンバー自身が成長を感じられること
また、この２つを実践するにはどうするかについても 概要を紹介しました。
プロジェクトに メンバーの信頼があること
少なくてもプロジェクトリーダーは、これから始めるプロジェクト範囲の業務を知っている必要があります。
要は、メンバーから引き出すことができるレベルの知識です。
もうひとつ重要なことは、場・空間を創ることです。
活性化するコミュニケーション創りに努めることです。
プロジェクトで メンバー自身が成長を感じられること
私の考えるプロジェクトマネジメントは 管理ではなく 支援です。
ひとりひとりを大切にしましょう。
そして、成果は メンバー皆で分かち合いましょう。
ビジネス環境は、常に変化しています。
これからプロジェクトは ますます必要になってくると思います。
プロジェクトは、問題解決です。
そして、明日のビジネスに直結します。
プロジェクトを成功に導くには、信頼関係を築き 人を動かすことが大切だと思います。
参考投稿記事：場・空間の設定！活性化するコミュニケーション
